I Verantwortlicher und Anbieter
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb von Schulbuecher.net:
Die Schule (die das System einsetzt) ist ihrerseits Verantwortliche für die von ihr eingegebenen Schüler- und Ausleih-Daten. Köhler IT-Services handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
II Zweck und Rechtsgrundlage
Schulbuecher.net dient der digitalen Verwaltung von Schulbuchausleihen. Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO – Verarbeitung im öffentlichen Interesse (schulischer Verwaltungsauftrag)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Schüler-Zugangslinks)
III Verarbeitete personenbezogene Daten
Schülerdaten
- Vorname, Nachname, Klasse, Schuljahr
- E-Mail-Adresse (optional, für Erinnerungsmails)
- Zugangstoken (eindeutiger persönlicher Link)
Ausleih- und Rückgabedaten
- Ausgeliehene Exemplare (Titel, Barcode, Zustand)
- Ausleihdatum, Rückgabedatum, Rückgabestatus
Administratoren-Daten
- Benutzername, E-Mail, vollständiger Name
- Passwort (bcrypt-Hash, kein Klartext)
- IP-Adresse und Datum bei Anmeldung (Aktivitätsprotokoll)
Es werden keine Daten verkauft. Kein Tracking, keine Profilbildung zu Werbezwecken.
IV Speicherdauer
- Session-Daten: automatisch nach 2 Stunden oder bei Abmeldung
- Server-Logfiles: max. 10 Tage; Backups 6 Monate (anonymisierte IPs)
- Schüler- und Ausleih-Daten: bis Schuljahresende oder auf Wunsch der Schule
- Chatbot-Verläufe: sitzungsweise, jederzeit durch Administrator löschbar
- Vertragsende: vollständige Löschung oder Export auf Anfrage
V Cookies und Sessions
Ausschließlich technisch notwendige Cookies — kein Tracking, keine Werbung:
- Sitzungs-Cookie für den Anmelde-Token (max. 2 Stunden, dann automatisch gelöscht)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
VI Automatischer E-Mail-Versand
- Ausleih- und Rückgabebestätigungen an Schüler
- Erinnerungsmails bei überfälligen Büchern
- Passwort-Reset-Links für Administratoren
- Support-Ticket-Benachrichtigungen
Versand über den von der Schule konfigurierten SMTP-Server oder Drittanbieter (Brevo, Gmail, Office 365 etc.).
VII KI-Assistent (Mistral AI)
⚠️ Bitte keine personenbezogenen Daten im Chat eingeben — keine Schülernamen, E-Mail-Adressen oder identifizierende Informationen.
- Anbieter: Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (EU)
- Zweck: Bedienungshilfe für Schulbuecher.net, kein anderer Zweck
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; AVV gemäß Art. 28 DSGVO
- DPA: legal.mistral.ai
VIII Auftragsverarbeitung
Köhler IT-Services verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter der Schule. Hosting ausschließlich auf Servern in Deutschland und der EU:
- Hetzner Online GmbH – Rechenzentrum Deutschland (Nürnberg / Falkenstein)
- LeaseWeb Germany GmbH – Rechenzentrum Frankfurt am Main
Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt (Ausnahme: optionaler KI-Assistent, s. Abschnitt VII). Auf Anfrage wird ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO ausgestellt: koehler-it.eu/kontakt.html
IX Rechte der betroffenen Personen
Auskunft (Art. 15)Welche Daten über Sie gespeichert sind.
Berichtigung (Art. 16)Unrichtige Daten korrigieren lassen.
Löschung (Art. 17)Daten löschen lassen (soweit keine Aufbewahrungspflicht).
Einschränkung (Art. 18)Verarbeitung einschränken lassen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20)Daten in maschinenlesbarem Format erhalten.
Widerspruch (Art. 21)Verarbeitung aus besonderen Gründen widersprechen.
Widerruf (Art. 7)Einwilligung jederzeit widerrufen.
Beschwerde (Art. 77)Bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
X Datensicherheit
- SSL/TLS-Verschlüsselung aller Übertragungen (HTTPS)
- Passwörter als bcrypt-Hash gespeichert (kein Klartext)
- Session-Tokens kryptographisch zufällig, serverseitig validiert
- Vollständiges Aktivitätsprotokoll aller Änderungen
- CAPTCHA auf der Anmeldeseite
- Tägliche Backups auf deutschen Servern
XI Schüler-Zugangslink
Schüler können per Token-Link oder QR-Code ihre Ausleihen ohne Login einsehen.
Dieser Link gewährt direkten Datenzugriff — vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergeben. Bei Verlust kann die Schule den Token zurücksetzen.
Stand: 05.11.2026 · Köhler IT-Services · koehler-it.eu
